Ramai pemilik & pemimpin bisnes rasa SOP ini susah. Macam satu benda yang berat sangat.
Kalau rasa susah & berat, jawabnya, memang tak buatlah kan?
Baca cerita SOP di gerai burger tepi jalan ni supaya kita faham SOP dari sudut lebih senang…
Pekerja baru, masak macam berpengalaman!
Gerai burger ini sedap. Ramai orang.
Sebab rasa burger dia sama je dari dulu. Konsisten tak berubah. Memanglah orang suka kan?
Minggu lepas, masa saya pergi, pekerja baru yang jaga gerai & masak burger. Saya pun order 2 burger. Daging special, cheese, tak nak mayo, sos cili sikit, bawang lebih. Satu lagi, benjo. Lahap jugak ye? 😂
Tak berharap sangat pun dapat sedap macam selalu. Iyelah, orang baru kan?
Rupanya-rupanya…
Rasa masih sama. Sedap macam biasa.
😁
Saya pun tergerak hati bertanya pada pekerja baru ini.
“Ada pengalaman masak burger ke sebelum ini?”
Dia jawab, “Taklah bang. Kami baru masuk kerja 3 hari. Bos cakap ikut je arahan yang dia dah tampal. Bos latih pun sekejap je haritu.”
Saya pun buat-buat sibuk, “Oh, nak tengok apa yang bos tampal, boleh?”
“Ala bang, benda biasa je. Arahan aturan je.”
Saya pun baca…
Senang betul SOP dia!
Ini salah satu kertas yang tertampal kat gerai…
1 – Keluarkan daging burger dari kotak ais, 5 minit sebelum masak.
2 – Pastikan kuali panas tahap sederhana. Pusing 3 suku lawan arah jam.
3 – Sapu mentega pada kuali. Tunggu separa cair.
4 – Letakkan daging burger atas kuali. Tutup daging burger dengan penutup besi selama 3 minit.
5 – Perasakan dengan kicap perasa perasa, sos lada hitam & serbuk lada sulah (setiap satu, 2 kali henjut). Tutup semula. Biarkan daging masak selama 1 minit.
6 – Terbalikkan. Tutup & masak lagi selama 2 minit.
7 – Kalau daging cheese:
Letak 1 keping cheese. Tutup semula selama 1 minit.
8 – Angkat daging burger. Letak dalam bekas.
9 – Bersihkan kuali. Tolak lebihan jus & minyak daging ke dalam lubang buangan minyak.
“Ini betul punya terperinci. Kalau saya pun, boleh masak burger, dengan arahan jelas macam ini.”
Dia jawab, “Betul tu bang. Saya pun ikut je. Kalau lupa, senang boleh tengok balik. Bos saya pun train sekejap je.”
Inilah SOP!
Aturan konsisten untuk pekerja jalankan kerja. Supaya hasilnya juga konsisten.
Tidaklah jadi seorang buat cara lain, seorang lagi buat cara lain. Memang berbeza-beza hasilnya.
Apa itu SOP?
SOP ialah akronim kepada ‘Standard Operating Procedure’ atau dalam Bahasa Melayu, tatacara pengendalian piawai.
Aduh, jangan pening dengan nama skema itu!
😅
🤯
Buat apa faham dengan cara susah-susah.
Mari kita faham dengan cara yang senang.
Senang cerita macam ini…
Tatacara pengendalian:
Cara buat kerja
Piawai:
Konsisten seperti ditetapkan
Senang faham lepas kita alihbahasa jadi bahasa rakyat kan? 😅
Cara buat kerja yang:
✅ Konsisten
✅ Seperti ditetapkan
Macam contoh masak burger tadi.
Masak burger ikut cara yang sudah ditetapkan.
Jangan memandai-mandai, jangan berubah-ubah cara sampai rasa jadi lain-lain & pelanggan kecewa.
Apa tujuan SOP?
SOP banyak membantu operasi bisnes dalam beberapa sudut.
Kita tak perlu pergi jauh.
Back to basic.
Tujuan SOP ada tertulis dalam nama SOP itu sendiri (seperti yang kita sudah tengok tadi)…
Pekerja buat kerja dengan cara konsisten seperti ditetapkan.
Supaya:
✅ Hasilkan output konsisten
✅ Kurangkan kesilapan & kerugian
✅ Output dihasilkan dengan pantas & cekap
✅ Melapangkan masa pemilik & pemimpin bisnes
✅ Lebih mudah tambah pekerja & kembangkan operasi
Pemilik & pemimpin bisnes…
Mesti mahu semua ini kan?
Tapi, yang peliknya…
🤔
Kenapa bisnes tak buat SOP?
Dari awal tadi kita sebut.
Sebab kita rasa SOP macam satu benda yang berat & susah.
(Nama itu saya bedal je, jangan percaya pulak! 😂)
Ini yang jadi apabila kita memahami sesuatu benda terlalu ‘lurus’ sangat.
Kita jadi makin tak faham.
Makin serabut & tepu kepala.
Hilang punca tak tahu mula dari mana.
Padahal contoh burger tadi kan senang je?!
Rileks.
Tarik nafas.
Lepaaaaaaaaas.
Jom kita faham SOP ini dari sudut yang santai & lebih mudah difahami.
Memang kerja BRC untuk bagi anda faham dengan cara senang faham dalam bahasa rakyat.
😎
Bagaimana cara memahami SOP?
Mari kita tengok satu-satu.
Kita tengok dari sudut berlainan.
Supaya kita faham lebih jelas.
1. SOP = resepi
Ha! Kebetulan sebijik macam contoh burger tadi. Bos dia tulis SOP masak burger. Memang resepilah jadinya!
Kita bayangkan SOP ini macam satu resepi.
Pernah tengok resepi kan? Aturan lengkap dari awal sampai habis.
Tapi tak boleh resepi campak-campak ikut suka, main agak-agak bahan. Itu kalau orang pandai masak, bolehlah. Orang tak pandai masak, terpeleot dia nanti!
😆
Mesti resepi yang terperinci. Jelas. Satu-satu. Bahan apa. Berapa banyak. Berapa lama. Takde satu pun ditinggalkan sebagai teka-teki.
Supaya orang tak pandai masak pun, boleh buat.
SOP kita pun begitulah sepatutnya.
2. SOP = meminjam kemahiran
Orang yang ikut resepi, tak pandai pun masak.
Dia cuma ikut arahan.
Disebabkan arahan itu ditulis terperinci oleh orang yang pandai masak, mengikut cara memasak yang betul…
Maka dapatlah dia ‘pinjam’ kepandaian memasak itu.
Selagi mana dia ikut resepi dengan betul, dia dapat meniru cara kerja orang pandai masak.
Begitu jugalah SOP.
3. SOP = skrip lakonan
Pernah tengok siri tv House MD?
Hugh Laurie yang berlakon watak Dr Gregory House itu bukannya doktor. (Ayah dia doktor, dia berlakon je.) Tapi bila dia berlakon jadi doktor, buat gaya doktor rawat pesakit & sebut benda-benda yang doktor sebut…
Kita nampak & percaya, dalam cerita itu dia seorang doktor. Tak nampak kekok pun.
Sebab apa?
Sebab dia ikut skrip. Cara bercakap, apa nak cakap, apa nak buat. Semua ada dalam skrip. Ikut saja skrip berlakon jadi doktor, dia boleh nampak macam doktor!
Begitulah juga SOP.
Ambil contoh SOP petugas bahagian pentadbiran untuk catit duit keluar masuk.
SOP yang bagus ialah yang lengkap terperinci sampai sesiapapun boleh ‘berlakon’ buat kerja itu.
Hanya ikut langkah dalam SOP, kat mana nak cari & tengok duit keluar masuk, kat mana nak catit, macam mana cara catit dsb…
Siap kerja itu!
Lebih faham pasal SOP!
Senang faham, kan?
Tolak tepi hal-hal skema pasal SOP. Tak perlu pun kita sibuk nak ikut standard itu ini sampai langsung tak buat. Tak perlu pun acah-acah skema.
Skema & nampak gah BUKANLAH ukuran bagusnya SOP kita.
✅ Boleh tak SOP kita beri langkah demi langkah yang terperinci macam ‘resepi’ & ‘skrip lakonan’ supaya orang baru dapat ‘meminjam kemahiran’?
✅ Boleh tak SOP kita beri panduan pada orang baru untuk buat kerja konsisten seperti ditetapkan?
Kalau jawapannya ‘BOLEH’, maka menjadilah SOP itu!
Serius!
Itu yang penting.
Rupanya senang je…
Ada klien BRC yang sudah pernah pergi kelas pengurusan yang beribu-ribu harganya. Bawa balik fail-fail tebal & berat.
Tapi tak juga buat SOP & aturan kerja staf. Masih juga kena micromanage staf sampai penat & tepu kepala.
Kenapa masih tak buat SOP?
Sebab kepala jadi jem!
Senang faham, buat pun senang.
Maka siaplah SOP beliau.
Lebih lapang masa sebab kerja staf teratur. Tak perlu selalu pergi ofis. Boleh buat projek lain. 🎉🎉🎉
Seronok kan?
Saya cerita ini bukan mahu menggebang.
Saya cerita ini supaya anda nampak betapa besarnya nilai kefahaman mudah pasal SOP ini.
✅ Kemudian, buat SOP untuk bisnes anda.
Insya-Allah.
Semoga dipermudahkan urusan.
Amiin.
3 Responses
Bila baca artikel BRC ni rupanya bukan susah pun buat SOP. Tapi kenapa saya rasa susah betul selama ni.
Dari sudut saya sendiri bila dengar SOP tu macam kena kemas tersusun siap flowchart semua. Jadi bila nak sempurna tersusun, last tak buat pun.
Lepas dah baca artikel saya faham yang langkah pertama nak buat SOP bukan terus buat flowchart TAPI hanya dengan rekod langkah kerja kita secara ringkas dan jelas.
Bila tersusun dan jelas, baru senang orang nak ikut.
Pemilik bisnes lebih tenang sebab pekerja dapat ikut arahan dan pekerja pun dapat kurangkan kesilapan dalam task harian.
Bila baca artikel BRC ni, sebenarnya benda ni korang selalu buat pun.
Kalau buat pun macam nak buat novel. Buat SOP pun sekadar buat atau syok sendiri, bukan memudahkan pekerja, tambah memeningkan lagi.
Bila salah segala perbendaharaan kata #!@#!# keluar. Mula lah down dan stress tak pasal.
Lepas baca, laa macam ni je. Tak pening pun. Paling penting orang yang baca SOP tu boleh faham, buat dan ikut.
Bila saya baca bab SOP ni, satu je saya boleh simpulkan.
Iaitu pen & kertas.
SOP ni tak perlu pun satu set karangan, rangka, flowchart dan sebagainya.
Cukup sekadar 1-2-3 atau A-B-C.
Itu apa yang kefahaman saya dapat la lepas baca artikel SOP ni.
Pendek kata lepas baca ni, tak hang kepala nak buat. Boleh terus tulis SOP.