“’Meeting’ punya lama, tapi takde hasil pun. Ramai-ramai pun, tak tahu apa hujung pangkal.”
Biasa berlaku kan?
Selalu buat mesyuarat.
Rasa macam kena buat mesyuarat.
Tapi…
Duduk dalam mesyuarat rasa macam nak cucuk mata dengan garfu macam Kasim Selamat!
😤
Lepas habis, tak tahu hujung pangkal & apa impaknya mesyuarat tadi tu.
Serupa tak payah!
Bayangkan 10 orang bermesyuarat tak tentu hala selama 2 jam. Kita sudah kerugian 20 ‘man-hour’. 20 jam yang patut guna untuk buat kerja produktif.
Teruskan baca untuk belajar strategi mengendalikan mesyuarat yang berkesan…
Punca sebenar kegagalan mesyuarat
Macam-macam punca boleh kita petik.
Takde persediaan.
Takde objektif mesyuarat yang jelas.
Kita belajar tarikh Melaka dijajah Portugis & kaedah pengamiran dy/dx. Tak berapa guna pun dalam hidup.
Yang mesyuarat selalu buat ni, tak pernah pulak kita belajar.
Main hentam je! Betul tak?
Jom tengok 6 konsep yang kita boleh ikut untuk tambahbaik kemahiran kita mengendalikan mesyuarat.
Pastinya menghentak kepala & memberi pandangan baru untuk anda 🤯
1. Tujuan mesyuarat
Kita mula dengan benda senang dulu.
Buat semua kerja, mesti ada tujuan. Kalau takde tujuan, macam mana nak tahu kita capai tujuan atau tak?
Kalau tak capai tujuan, serupa tak payah. Kan?
Sebelum mula & panggil orang datang mesyuarat, pastikan jelas:
✅ Apakah tujuan / objektif mesyuarat dijalankan?
Untuk sebarkan pemberitahuan?
Untuk berbincang & ribut otak (brainstorm 😂)?
Untuk beri maklumbalas?
Dalam artikel seterusnya nanti, kita kupas lebih dalam tentang jenis-jenis mesyuarat yang berlainan.
✅ Jelaskan tujuan mesyuarat secara jelas kepada semua peserta
Pernah kan terpinga-pinga masuk mesyuarat?
Kita pun tak tahu hujung pangkal.
Sudahnya kita pun main ikut je.
Sekadar duduk ramai-ramai & bercakap sama sendiri.
Elakkan perkara ini berulang.
Setiap peserta mesyuarat perlu jelas tujuan, barulah boleh buat langkah-langkah seterusnya nanti.
2. Tindakan lepas mesyuarat
Lepas jelas tujuan mesyuarat, mesti kena buat tindakan lepas keluar mesyuarat.
Baru ada gunanya kita bermesyuarat.
Jangan tutup mesyuarat selagi tak jelas:
✅ Apa tindakan yang perlu dibuat?
✅ Siapa yang kena buat?
✅ Macam mana perkembangan tindakan ini dipantau?
3. Peserta mesyuarat
Lepas jelas siapa kena buat apa, baru kita tahu siapa yang patut kita panggil masuk mesyuarat.
❌ Mesyuarat BUKAN tempat menayang ego untuk bercakap & panggil ramai-ramai dengar
❌ Mesyuarat BUKAN tempat mengurut ego untuk rasa penting masuk dalam mesyuarat
Sebahagian peserta mesyuarat mungkin hanya diperlukan untuk segmen tertentu sahaja. Tidak perlu sertai keseluruhan mesyuarat pun.
4. Jadual & had masa mesyuarat
Bersembang memang sedap.
Kalau takde had masa, tak tahu bila nak habis. Berjela-jela. Macam-macam isu timbul. Benda takde hal pun boleh jadi hal!
Supaya fokus pada benda penting.
Dan habis cepat.
✅ Susun agenda mesyuarat
Bahagikan segmen-segmen dalam mesyuarat.
Tetapkan masa mula & masa tamat.
✅ Kuatkuasakan had masa
Ada orang tengok jam & pastikan agenda dipatuhi.
✅ Perancangan boleh berubah
Mungkin ada hal perlu lebih masa sikit.
Agenda boleh diubah, kalau ada agenda!
Kalau takde agenda, merewang sesat entah ke mana pun tak sedar.
5. ‘Tuan rumah’ mesyuarat
Siapa nak pastikan semua yang di atas tadi dipatuhi?
Selalunya mesyuarat jadi sia-sia apabila takde siapa bertanggungjawab.
John ingat Sally yang ‘in charge’.
Sally pulak lepas tangan bagi kat Ali balik.
Sudahnya takde siapa-siapa buat!
Jadilah mesyuarat yang tak ‘bertuan’.
Berkeliaran tak tentu hala.
“Siapa panggil mesyuarat tadi? Untuk apa mesyuarat tadi?”
E N T A H !
Tuan punya mesyuarat bertanggungjawab untuk:
✅ Fikir dengan jelas apa tujuan mesyuarat, siapa peserta & agenda mesyuarat
✅ Sampaikan tujuan mesyuarat kepada semua peserta dengan jelas tanpa kekaburan
✅ Pastikan mesyuarat dikendalikan dengan cekap — sama ada pengerusikan sendiri atau lantik orang lain
⭐️ BONUS: Masa sendiri vs masa bersama
Ini satu konsep yang jarang kita fikir pasal mesyuarat…
Masa individu di luar mesyuarat, ikut masa masing-masing.
Masa bersama serentak:
Masa dalam mesyuarat bersama dengan semua peserta mesyuarat secara serentak.
Kerja masa sendiri:
Kerja yang boleh dibuat sendiri di LUAR mesyuarat.
Kerja masa bersama:
Kerja yang hanya boleh dibuat bersama dengan peserta mesyuarat DALAM mesyuarat.
Kalau tujuan mesyuarat jelas pun, selalunya konsep inilah yang banyak bazir masa.
Kerja patut buat pada masa sendiri, tapi diheretnya semua ahli mesyuarat lain menunggu dalam masa bersama.
Contoh:
🔥 Mesyuarat untuk bincang & analisa data, tapi…
Orang yang patut siapkan data, tak buat persiapan! Masa dalam mesyuarat itulah baru terhegeh-hegeh nak keluarkan data.
Jadi, 1 orang buat kerja mencari data dalam masa mesyuarat itu juga, yang lain-lain terpaksa menunggu tak boleh buat apa. Terperangkap dalam mesyuarat! Membazir masa.
Banyak kerja masa sendiri yang boleh dibuat di luar mesyuarat yang tak perlukan semua orang ada serentak untuk masa bersama.
Termasuklah kerja yang kita rasa kena buat dalam mesyuarat.
Contoh:
❌ Laporan kerja
Kalau beri laporan bertulis, sebelum mesyuarat pun semua orang boleh baca dulu ikut masa sendiri masing-masing. Boleh buat persiapan sikit. Masuk mesyuarat dengan lebih bersedia.
❌ Pengumuman & pemberitahuan
Beri pemberitahuan secara video rakaman, sebelum mesyuarat semua orang boleh tonton & fahamkan ikut masa sendiri masing-masing. Dalam mesyuarat boleh tanya apa yang kurang jelas.
Contoh:
🔥 Membina hubungan
Peserta berkongsi cerita ringkas mereka supaya lebih mengenali & percaya satu sama lain.
🔥 Beri maklumbalas
Maklumbalas kritikal, terutamanya, mungkin boleh disalah anggap jika hanya disampaikan dalam bentuk bertulis tanpa bahasa badan & mimik muka.
Apabila banyak kerja yang boleh dibuat masa sendiri sudah diselesaikan di luar mesyuarat:
✅ Masa mesyuarat boleh dipendekkan
✅ Tidak lagi paksa semua orang tunggu menung dalam mesyuarat
✅ Masa mesyuarat lebih berkualiti & fokus kepada masa bersama
Jadi… sebanyak mungkin, alihkan agenda yang selalu guna masa bersama dalam mesyuarat yang sepatutnya boleh guna masa sendiri, ke luar mesyuarat.
7 Responses
Ok, lepas baca content ni, saya dah paham mcm mana nak shorten the time untuk meeting.
Bila masa short, org tak lari fokus, tak mengantuk sebab kena dengar benda yg takde kena mengena. Dalam hati meronta-ronta nak keluar meeting sbb banyak lagi kerja nak buat kat luar, tapi kena hadap meeting yg takde kaitan.
Bila meeting short and sharp, org lebih teruja nak meeting sebab dia tahu memang isi meeting nya pekat, takde bazir air liur.
Semua akan excited nak masuk meeting sebab tahu surely ada benda yg boleh settle, bukan sembang kari.
Patut la selama ni lepas je habis meeting, staff masih buat kesalahan yang sama
Sebabnya:
1. Tak pernah bagitau tujuan buat mesyuarat tu sebab apa
2. Takde agenda nak bincang apa. End up asyik tanya “kedai okay ke?”
3. Bila ada masalah timbul, takde tindakan. Biar je masalah tu berlarutan.
Nampak macam simple je tapi bila tak buat mesyuarat dengan betul, boleh drag masalah berbulan-bulan
Lepas baca artikel ini, ini dua point yang saya dapat berdasarkan apa yang berlaku dengan saya sendiri.
1. Benar, mesyuarat yang tidak ada tujuan, akan lebih meleret berbanding mesyuarat yang jelas tujuannya. Saya perasan kalau sebelum mesyuarat saya nyatakan tujuan, mesyuarat akan selesai cepat beserta jalan penyelesaian yang dipersetujui. Perlu ada seorang yang recap semula tujuan dan jalan penyelesaian yang dicadangkan.
2. Tertarik dengan masa sendiri vs masa bersama. Saya ada satu kepercayaan yang ‘semua’ orang perlu tahu kerja yang dibuat oleh Jabatan lain. Sebab itu perlu sekali seminggu berkumpul dan mendengar maklumat yang diberikan oleh Jabatan lain. Padahal, organisasi kami sudah ada alat untuk melihat progress gerak kerja jabatan lain.
Sepenuhnya, artikel ini pendek dan sampai maksud. 😁. Kata kunci utama. #kebersamaan
Kebetulan setiap Selasa kami ada ‘Weekly Meeting’. Lepas ni tak perlu semua terlibat dalam mesyuarat. Cukup orang yang ada kaitan untuk hadir mesyuarat.
Terima kasih tuan Bukhari dan BRC.
Kami sentiasa ada weekly meeting tapi bila execution agak tidak konsisten .
action plan perlu jelas dan sentiasa monitor dan dibawa ke next meeting untuk review progress
Apa yang say belajar
1. Belajar susun priority dan semua kena tahu benda ni. Pekerja dan majikan berkait satu sama lain. Kalau hanya satu pihak yang tahu dan ada yang nak buat semua benda. Akhirnya, meeting itu jadi macam memo semata.
2. Optimize tenaga sebab kita ini manusia. Salah guna dekat tempat yang tak patut. Buang masa pula, buang fokus pula. Makin lama makin membazir banyak resources untuk bergerak secara produktif.
3. Memahami asas framework before work dan journaling boleh membawa kita ke arah meeting bagus.
4. Manusia bertindak atas incentif. Tapi kalau macam mana nak kejar incentif kalau x faham apa tujuan.
saya memang hanya buat mesyuarat untuk koordinasi sesuatu tugas atau event sahaja sebab saya memang tak suka mesyuarat lama.
benda untuk makluman kita hebah ikut wasap group jer
boleh tambah how to ask feedback from staff . kalau tanya ada apa apa masalah atau improvement biasanya staff agak reluctant nak jawab. unless kita kena korek tanya deep
Saya ni takde pengalaman meeting bagai.Sebab saya monitor ikut kpi je.
Penerangan tuan simple dan tapi sangat membantu untuk begineer macam saya.
Sebab meeting ni untuk saya adalah untuk company besar2 Sahaja.
Input yang tuan bagi tu saya relate don ‘weekly review’ yang tuan buat setiap minggu dan semua yang attend tu dan sedia dengan info yang masing masing nak share.
1 page yang merangkumi semua,kadang rasa benda tu susah nak buat tapi dengan cara penyampaian cara tuan ni sangat2 bagus.PERFECT.